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供电企业支付融合智能票据管理系统设计与实现

来自:未知 作者:admin 发布时间:2017-09-13 11:09 点击次数:

 

 

 

行业应用与交流《自动化技术与应用》2017 年第 36 卷第 2 期

 

Industrial Applications and Communications

 

 

 

 

供电企业支付融合智能票据管理系统设计与实现

 

吴 凡 , 韩 笑 , 李剑谓

 

0国网信通亿力科技有限责任公司 , 福建 福州 350003)

 

 

0要 : 针对传统的、手工发票处理模式难以满足业务处理及时性、准确性的需要 , 本文研究了供电企业支付融合智能票据管理系统的设计问题。首先简述了系统的研制目标 , 并对系统架构与设计方案继续阐述。通过智能票据管理系统的实地应用 , 验证了该系统可实现从发票扫描、三单匹配、账务处理、税务管理、查询分析和档案管理的全过程在线管理。进而可完善资金支付申请提报流程 , 自动生成支付申请 , 持续推进票据支付融合 , 全面提升物资合同管理与结算的实时反映、控制、监督能力。

 

关键词 : 支付融合 ; 票据管理 ;SAP 系统 ; 自动化账务处理

 

中图分类号 :TP311.1文献标识码 :A文章编号 :1003-7241(2017)02-0123-06

 

 

  Design and Implement of Pay Fusion Instrument Management System for Power Supply Enterprises

 

WU Fan, HAN Xiao, LI Jian-wei

 

( State Grid Info-Telecom Creat Power Science and Technoogy Co., Ltd. Fuzhou 350003 China )

 

Abstract: Aiming at the requirement of business processing timeliness that the traditional, manual invoice processing pattern is difficult to meet, this paper designes the pay fusion instrument management system for power supply enterprises.

 

Firstly, the development target of system, the system architecture and designing schemes are described. The application of intelligent instrument management system show that the system can realize the whole process of online management such as the invoice scanning, matching, accounting treatment, tax management and query analysis, it can improve fund payment application submission process, automatic generation of payment application, and advance the bills to fusion.

 

The system designed in this paper can improve supplies real-time reflect, control, contract management and settlement monitoring ability.

 

Key words: pay integration; instrument management; SAP system; automated accounting treatment

 

 

1  引言重点研究内容。

随着物资管理与财务结算业务融合越来越深入 , 物由于电力物资采购业务的增长 , 传统的、手工发票

资合同管理与财务结算业务信息系统集成需求越来越高处理模式难以满足业务处理及时性、准确性的需要 , 对

[1]。近年来 , 由于各级电力公司对智能电网建设的大力此国内相关电力科研院所在该方面也进行了一定的研究

推进 , 与物资采购业务相关的三单匹配、发票校验、税[4] [5] , 但整体实现技术仍处于不甚成熟 , 某些规范与运行

务管理等工作量随之增加 , 传统的、手工发票处理模式流程上不尽完善。如文献 [6] 对目前电力营销系统和财

难以满足业务处理及时性、准确性的要求 [2] [3]。故如何务系统在收取及办理相关业务时存在的问题 , 提出了对

对票据管理实现流程化、规范化 , 实现发票、支付信息应的解决方案 ; 文献 [7] 将银电互联、网上在线支付、

的一次获取、全程共享是目前电力企业物资管理部门的终端购电和社会化代收等平台与电力营销信息化系统有

机融合 , 构建电网企业多元化的缴费业务平台 , 实现了

收稿日期 :2016-06-20

电费缴费业务的多元化 ; 文献 [8] 针对宁夏电力公司 ;

 

 

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《自动化技术与应用》2017 年第 36 卷第 2 期行业应用与交流

 

Industrial Applications and Communications

 

 

近年来收取票据量逐年快速攀升 , 进而影响公司资金周转的问题 , 设计了集中管理模式 , 规范了业务流程 , 实

 

现了汇票收取、背书、贴现、到期承兑以及退票等全过程在线管理。

 

在充分调研与借鉴国内现有研究成果的基础上 , 为

 

实现对电力资产票据的流程化、规范化管理 , 福建电力公司自主设计、开发应用支付融合智能处理系统并与

 

S A P 系统信息集成 , 实现了从发票扫描、三单匹配、账

 

务处理、税务管理、查询分析和档案管理的全过程在线管理体系。可推动月度现金流预算编制规范化、集成化 ,

 

完善资金支付申请提报流程 , 引用已有数据 , 自动生成支付申请 , 减少了业务部门录入工作量。

 

0票据管理系统架构设计

 

2.1系统研制目标

 

  随着智能电网的建设与电力业务的扩展 , 电力公司物资供应部门月均相关的三单匹配、发票校验、账务处理、税务管理、档案管理等工作量不断上升。传统的、手工发票处理模式难以满足业务处理及时性、准确性的需要 , 提升发票智能化处理水平、提高发票处理效率是公司亟待解决的问题 [9]。为实现发票、支付信息一次获取、全程共享 , 福建电力公司自主研发设计支付融合智能票据管理系统 , 旨在完成以下功能 :

 

(1)利用扫描设备识别方式代替传统的手工录入方

 

0, 实现发票信息一次获取、全程共享 , 降低发票处理差错率 , 提高工作效率 ;

 

  (2)推动资金支付业务全流程贯通 , 全面建设支付申请、发票管理、资金计划、结算支付等功能 ;

 

  (3)推动月度现金流预算编制规范化、集成化 , 快速组织资金计划 , 生成现金流预算 ;

 

(4)完善资金支付申请提报流程 , 引用已有数据 ,

 

自动生成支付申请 , 实现付款自动清账。

 

另外 , 该系统针对付款条件中有预付款的合同 , 可

 

使得在保函截止期到后 , 预付款与投运款一起支付。而针对发票管理中的合同 , 则可申请金额提报、发票审核、发票退回修改等功能 ; 当票据验审工作台利用扫描设备识别相应订单号 , 通过报表审核合同相关信息 , 如数量、金额、已经支付金额、未支付金额、发票信息、入库金额等 , 系统可自动进行匹配 , 将发票与入库到货、订单等核对的信息 , 进行初审标识 [10]。

 

 

 

为与 ERP、SES 系统更好地结合 , 该系统通过调整

 

 

ERP 系统与 SES 系统发启支付申请的接口 , 将 ERP 系

 

统支付信息、附件张数等信息传输至 SES, 同时支持采购订单的支付申请批量发启功能。

 

2.2系统总体架构方案

 

  支付融合智能票据管理系统基于 SAP 系统平台设计 , 可与 SAP 标准实现无缝集成 , 其编写语言符合

 

SAP 制定的标准要求与技术规范 , 可实现财务自动化管

 

理。该系统利用票据实物化管理技术 , 对票据当前所处状态进行清晰记录与监管 [11]。支付融合智能票据管理系统采用具有灵活的可配置的框架 , 可通过对票据处理类型灵活配置及标准的传输功能实现定制数据的传输 , 可

 

实现电力公司内部不同部门、不同客户的票据业务流程需求。其体系架构由数据层、服务层以及应用层组成 ,

 

系统部署架构如图 1 所示。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

图 1票据管理系统总体架构框图

 

  其数据层由多个分布式数据库组成 , 用于存储电力资产购买、使用、报销等单据流程信息。服务层则主要包括数据模块、应收与应付票据管理模块以及后台统计分析模块等三个功能模块 , 主要完成主数据维护、应收票据和应付票据等操作 , 其中 , 应收票据功能包括票据维护、审核、入账、票据使用等 , 应付票据则包括票据支付申请、出票申请、应付票据处理等。其所包含的统计分析功能可根据公司代码、票据类型、到期日、入账日期、到期天数等条件查看的应收票据、应付票据情况 ,

 

对应收应付业务进行统计 , 查询形成相关报表 [12]。应用层则采用 B/S 系统结构设计 , 由多个人机交互界面组成 , 操作性强、交互性好 , 功能清晰易懂。

 

2.3数据库存储架构设计

 

  为满足系统分析和应用拓展给数据库性能带来巨大的压力 , 支付融合智能票据管理系统采用分布式数据存储系统作为海量数据分析工具 , 通过将数据分散存储在多台独立的设备上进行运算 , 减少大量的数据库 I/O 操

 

 

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行业应用与交流《自动化技术与应用》2017 年第 36 卷第 2 期

 

Industrial Applications and Communications

 

 

作 , 实现对支付业务和票据管理的在线记录和统计分析。采用 Oracle、SQL Server 以及 DB2 等数据库联合存储的方式构建了高可靠、高可扩展、高效、高容错的数据存储层 , 为在线记录支付操作信息以及票据流程信息提供了可动态扩展功能。分布式架构采用分层处理机制 ,

 

包括数据存储层及计算分析层 [13]。通过对存储数据进行记录统计 , 并将结果分业务类型存储到数据库中。

 

  对票据的存储内容主要包括用票单位、票据种类、票据保管、票据领发、票据结报以及票据作废等实体内容 , 且各自有对应的存储格式。如 :

 

用票单位的存储格式 :[ 编号 + 单位名 + 负责人 +

 

备注 ];

 

票据种类的存储格式 :[ 编号 + 种类 + 其他 + 库存

 

数 ];

 

票据保管的存储格式 :[ 票管员 + 录入日期 + 编号

 

0发证单位 + 领证单位 + 票据 + 摘要 + 单位 + 入库数量 + 起号码 + 止号码 + 负责人 + 经手人 ];

 

票据领发的存储格式 :[ 票管员 + 录入日期 + 编号

 

0发证单位 + 领证单位 + 票据 + 摘要 + 单位 + 入库数量 + 起号码 + 止号码 + 负责人 + 经手人 ];

 

票据结报的存储格式 :[ 票管员 + 录入日期 + 编号

 

0发证单位 + 领证单位 + 票据 + 摘要 + 单位 + 入库数量 + 起号码 + 止号码 + 负责人 + 经手人 ];

 

票据作废的存储格式 :[ 票管员 + 作废日期 + 编号

 

0停用单位 + 接收单位 + 票据 + 摘要 + 单位 + 作废数量 + 起号码 + 止号码 + 负责人 + 经手人 ];

 

0票据管理系统功能模块与流程设计

 

3.1应收票据模块设计

 

  应收票据模块主要完成票据维护、审核、入账、票据使用等任务 , 其功能实现流程如图 2 所示。在对票据进行应收处理时 , 首先获取应收系统处理编号 , 并获取票据的审批状态 , 之后创建应收票据处理记录 , 并更新应收票据当前状态 [14]。最后对应收处理记录和记账对象码进行检验 , 创建应付会计凭证 , 并返回信息处理结果。

3.2应付票据模块设计

 

  应付票据模块主要完成票据支付申请、出票申请、应付票据处理等任务 , 其功能实现流程如图 3 所示。在对票据进行应付处理时 , 首先获取应付处理系统编号 ,

 

并判断是否需要审批 , 之后创建应付处理记录且判断更新票据状态的方式预制 , 预制方式更新应收票据状态。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

图 2应收票据处理程序流程图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

03  应付票据处理程序流程图

 

3.3统计分析模块设计

 

  统计分析模块主要完成公司代码、票据类型、到期日、入账日期、到期天数等条件查看的应收票据、应付票据情况、对应收应付业务等的统计任务 , 其功能实现流程如图 4 所示。在进行统计分析之前 , 该模块先进行用户权限检查 ; 在权限得到许可之后才被允许获取报表数据。

 

 

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《自动化技术与应用》2017 年第 36 卷第 2 期行业应用与交流

 

Industrial Applications and Communications

调减 , 保证偏差率在 5% 左右 , 则不影响当月预算执行

偏差率 ; 不调整 , 则可能导致本月偏差率超出 5% ; 若紧

急支付的采购订单预算已包含于下月上报预算内 , 则需

于 31 日前申请退回修改 ; 若未上报 , 则无影响 [15]。

之后 , 经办人员在 S E S 系统完善付款申请单据维护

受款单位银行账号信息 , 并提交给相关领导审批 ( 部门

领导、财务部门领导、分管领导等 ) ; 根据需求将待付款

申请单汇总生成月度资金计划。在每月 24 日前 , 业务

人员勾选需提报的月度资金计划传输到财务管控系统。

随后 , 财务管控系统自动接收 S E S 传递的月度资金

计划并形成管控现金流预算单据 , 并将单据传递至领导

图 4报表统计程序流程图进行审核 ; 审核单据的完整性及资金计划的合理性 , 财

3.4  系统工作流程设计务预算专责平衡汇总现金流预算 , 如不需要调整 , 生成

支付融合智能票据管理系统的工作流程可分为三大月度预算报表并汇总到省公司。省公司财务部门作资金

流程系统区域 , 即 E R P 系统、员工报销 ( S E S 系统 ) 以平衡 , 如果资金计划不需要调整 , 财务管控自动生成现

及财务管控系统 , 如图 5 所示。其中 , 在 E R P 系统中 ,金流量预算并上报国网。财务管控在次月 1 日自动发布

电力公司某部门在创建采购订单并审批完成后 , 在合同本月月度现金流预算至 ERP。如果月度资金计划需要调

执行的不同阶段生成预付款申请、到货验收单、投运单、整 , 则从 SES 发起 , 财务管控系统对当月支付进行调整 ,

质保单。根据三单匹配的原则在 E R P 系统中预制发票财务部门与业务部门线下沟通可提报的资金额度 , 业务

进行发票校验 , 形成应付账款挂账 ( 未清项 ) ; 根据合同人员以新额度提报资金计划明细纳入月度资金预算 [16]。

执行情况创建付款申请 , 并传输至 S E S , 对于由于上月财务管控系统在发布下月现金流预算后 , 通过接口

编制现金流预算时未考虑到的紧急支付事项 , 系统提供将预算明细数据传到 E R P 系统 ; E R P 系统同步现金流

“应急支付申请”的功能 , 以解决紧急支付需求。“应量预算至 SES 以备业务人员依据现金流明细勾选生成支

急支付申请”经过 E R P 系统提报、S E S 审批及月度资付请求。勾选现金流量明细 ( 即已纳入月度资金计划并

金计划的调整后传输到财务管控编制现金流预算调整预算发布成功的付款申请 ) , 校验发票是否已过账 , 生成

单 , 然后进行支付。若同步对当月其他类型的预算进行“资金支付申请单”传递至财务管控系统 , 如图 5 所示。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

图 5票据管理系统工作流程图

 

 

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行业应用与交流《自动化技术与应用》2017 年第 36 卷第 2 期

 

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图 6手工录入功能界面

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

图 7票据验审界面

 

4  应用测试性能分析结算次数通常为 4 次 / 每订单 ; 随着集中支付业务的

支付融合智能票据管理系统集成工作涉及系统较开展 , 当前结算工作量急剧增加 , 信息化程度不高造

多 , 业务流程复杂 , 系统数据庞杂 , 业务人员普遍反映成线下操作量巨大 , 严重影响结算效率并加大结算过

该项工作难度较大 , 针对此情况 , 在该系统的推广使用程中的出错率。

过程中 , 着重解决了以下 3 方面问题 :在物资付款申请信息集成方面 , 合同专责可以筛选

(1)  业务优化方面 : 目前付款申请 , 流量报送与资出所有本月可支付各个款项的合同 , 将采购订单合同生

金支付没有统一的业务规范 , 各自系统完成数据的提报 ,效、到货验收、投运、质保期等各环节的金额进行自动

造成资金支付流程无法高效运转。检索 , 同时开发手工录入功能 , 如图 6 所示。

(2)  数据共享方面 : 涉及 ECP、ERP、财务管控与图 7 所示为票据验审界面 , 通过报表展示订单信息、

SES 系统业务数据相对独立 , 系统无法完成支付全过程数量、金额、已经支付金额、未支付金额、发票信息、

的管控与查询 , 对支付情况的掌握存在一定难度。基层付款申请金额、入库金额、到货验收单 ( 或投运单、

(3)  工作效率方面 : 目前全年订单量约 4 万多份 ,质保单 ) 数量及金额等 , 系统自动进行匹配 , 将匹配结

 

 

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